Responsable administratif / Responsable administrative

Le(la) Coordinateur(trice) Administratif(ve) et Opérationnel(le), rattaché à notre équipe Middle-Office, joue un rôle de support et veille à la bonne exécution de certaines tâches administratives et logistiques, en assure le suivi et facilite la communication entre les différentes parties prenantes pour garantir une coordination efficace des activités.

Missions principales
- Gestion administrative de la sous-traitance de nos missions en collaboration avec notre ressource manager
- Rédaction et suivi des bons de commande.
- Gestion des accords-cadres et mise à jour des documents contractuels avec nos sous-traitants.
- Suivi des facturations et relances si nécessaire.
- Administration des profils MyStaff (outil interne de gestion des profils) des sous-traitants.

Office Management de nos locaux
- Gestion des fournitures et équipements de bureau.
- Organisation des déplacements et événements internes (dont logistique et réservations).
- Suivi des contrats de maintenance et de prestations diverses.
- Interface avec les prestataires externes.
- Gestion des appels entrants et redirection vers les ressources internes compétentes.
- Gestion et distribution du courrier.

Gestion des Appels d'Offres (AO)
- Suivi des appels d'offres et des échéances.
- Constitution des dossiers de réponse en collaboration avec les équipes concernées.
- Vérification et mise en conformité des documents administratifs.
- Dépôts des appels d'offres sur les plateformes concernées.

Communication et réseaux sociaux en collaboration avec notre responsable marketing
- Contribution à la rédaction et publication de posts LinkedIn.
- Contribution au suivi des interactions et analyse des performances des publications.

Gestion des flottes en collaboration avec notre prestataire informatique
- Administration et suivi des flottes d'ordinateurs et de téléphonie mobile.
- Gestion des contrats et suivi des consommations.
- Interface avec les fournisseurs et prestataires.

Compétences requises
Savoir-faire :
- Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
- Connaissance des processus administratifs.
- Compétences en gestion et suivi des contrats.
- Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à respecter les délais.

Savoir-être :
- Organisation et rigueur.
- Esprit d'initiative et autonomie.
- Réactivité.
- Excellentes qualités relationnelles.
- Compétences rédactionnelles.
- Sens de la confidentialité et de la discrétion.

Profil recherché
- Formation en gestion administrative, assistanat de direction ou équivalent.
- Expérience souhaitée dans un poste administratif similaire.
- Bonne maîtrise des outils de gestion et des plateformes numériques associées.